Gestion de votre événement

Written By Luisa Pfleiderer (Super Administrator)

Updated at April 11th, 2022

Aperçu de toutes les fonctionnalités de l'événement

N'oubliez pas que certaines formulations peuvent varier sur votre portail.

Lorsque votre événement est configuré, vous pouvez accéder à la zone de gestion des événements. La vidéo ci-dessous vous expliquera toutes les différentes fonctionnalités. Si vous n'avez besoin que d'informations sur des fonctionnalités uniques, n'hésitez pas à accéder à l'un des autres onglets de cet article.

Gestion des participants

Gardez une trace des utilisateurs enregistrés dans l'onglet "Participants":

  • Obtenez un aperçu des participants inscrits. Cliquez sur leur nom et vous pourrez voir plus d'informations.
  • Si vous avez activé "L'approbation est requise", c'est ici que vous acceptez et refusez les utilisateurs.
  • Exportez la liste vers Excel afin d'obtenir des informations encore plus détaillées sur vos participants dans un fichier séparé (par exemple un e-mail).

Vous pouvez envoyer des messages aux participants inscrits. Découvrez comment dans l'onglet suivant !

Outil de messagerie

Restez en contact avec les participants inscrits et les exposants dans l'onglet « Messages » :

  • Envoyer/programmer des e-mails ou SMS aux participants inscrits. Vous pourrez envoyer le message à tout le monde ou utiliser des filtres sur les standardistes.
  • Envoyer/planifier des e-mails aux exposants inscrits. Vous pourrez envoyer des e-mails à tous les stands inscrits ou spécifiques. Lors de l'envoi d'un e-mail à un exposant spécifique, tous les représentants de stand attachés seront ajoutés en tant que destinataires.

Astuce : Envoyez plusieurs e-mails de rappel à vos participants afin d'augmenter le taux de présence !

Gestion des exposants

Suivez et gérez les exposants inscrits dans l'onglet « stand » :

Gardez à l'esprit que les formulations peuvent varier sur votre portail d'événements. Les "Stalls" pourraient également être appelés "programmes" ou "facultés".


  • Si vous avez activé "L'approbation est requise" dans les paramètres de l'événement pour les stands, c'est ici que vous acceptez et refusez les demandes. Dans ce cas, vous devez accepter un exposant avant qu'il ne puisse commencer à installer son stand. Gardez à l'esprit que vous ne recevrez pas d'e-mail lorsqu'un exposant essaie de s'inscrire, vous devrez donc vérifier activement cette page pour les exposants en attente.

  • Pendant l'événement, vous pouvez surveiller si les exposants se connectent . Si le point est rouge, aucun des représentants du stand ne s'est connecté - dans ce cas, contactez-les et assurez-vous qu'ils sont présents ! 
  • Avant d'ouvrir le lobby, assurez vous que les stands sont misent en ligne. Vous pouvez voir cela dans la colonne En ligne/hors ligne: si le point est vert, le stand est en ligne et visible au candidats dans l'événement dès que le lobby est ouvert. Vous pouvez aussi rendre les stands en ligne pour vos exposants en passant par le bouton action.

  • Vous pouvez limiter le nombre d'offres et de représentants de stand que chaque exposant peut ajouter. Par défaut, les exposants peuvent joindre un nombre illimité d'offres et de représentants de stand.

  • Activer et désactiver les conversations vidéo, les salles de sous-commission et les statistiques d'événements pour les exposants (salles de sous-commission est un complément). Si vous activez les statistiques de l'événement pour un exposant spécifique, il aura accès à un onglet supplémentaire appelé "Statistiques de l'événement". Voyez à quoi ça ressemble ici .

  • Suivez l'état d'avancement des différents exposants dans l'aménagement de leur stand via la barre d'exhaustivité. Ceci est basé sur le nombre de champs remplis dans le stand. Chacun des éléments suivants donne 20% de progression : image de bienvenue, texte d'introduction, média d'introduction, min. 1 offre jointe et min. 2 sujets de discussion.

  • Supprimez un exposant de l'événement, mettez des stands en surbrillance (les stands en surbrillance apparaissent en haut sur la page de l'événement et dans la bannière des autres onglets) ou marquez un stand comme stand d'information via le bouton d'action. Vous pouvez également cliquer sur un stand pour en voir le contenu et aider les exposants à monter leur stand !

  • Ajoutez des stands à votre événement si vous voulez les aider encore plus ! De cette façon, ils n'ont pas besoin d'entrer et de s'inscrire. N'oubliez pas d'ajouter une personne de contact pour qu'elle ait accès à son stand.

Statistiques EN DIRECT

Obtenez un aperçu de ce qui se passe lors de votre événement dans l'onglet "Statistiques LIVE":

  • Voyez combien d'utilisateurs actifs vous avez pendant la journée sur l'événement et si vous avez des présentations en direct : voyez combien le regardent.
  • Voyez le nombre total de conversations, le nombre total de messages de chat, le nombre total d'applications que vous avez pour l'événement.
  • Voyez combien ont participé à l'événement (basé sur les utilisateurs actifs) par rapport à qui s'y est inscrit. Habituellement, nous constatons un taux de présentation d'environ 50%.
  • Consultez la répartition de tous vos stands et le nombre de conversations et de visites qu'ils ont. Si vous voyez des stands avec moins d'activité, contactez-les et encouragez-les à être plus proactifs !
  • Voir une ventilation des formations des utilisateurs de vos participants inscrits.
  • Voyez où se trouvent vos utilisateurs actifs dans le monde.


Astuce : téléchargez les statistiques sur une feuille excel pour évaluer votre événement par la suite ! Vous pouvez utiliser ces chiffres pour créer un rapport pour vos exposants.

Informations supplémentaires pour les événements hybrides

Comprendre où se trouvent vos participants

Lorsque les participants s'inscrivent à un événement hybride, ils ont la possibilité de définir s'ils participeront en ligne, physiquement ou les deux. Ces informations seront visibles pour les recruteurs et pour vous dans l'administration de l'événement.

Cela vous donnera une bonne idée des préférences des candidats et de ce à quoi s'attendre le jour même, ainsi que de la suite des activités le jour de l'événement.

Ces informations seront visibles...

...dans l'onglet "Participant" (1) et...


...dans les Statistiques LIVE (2) .

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