Mise en place de salles de groupes

Gardez à l'esprit que cette fonctionnalité peut ne pas être disponible pour votre événement.

Written By Victoria Note (Super Administrator)

Updated at July 14th, 2022

Salles de groupes

Gardez à l'esprit que cette fonctionnalité peut ne pas être disponible pour votre événement. Cela dépendra de l'événement auquel vous participez - pour plus d'informations sur la disponibilité de la fonctionnalité, contactez les organisateurs de l'événement.

Que sont les salles de groupes ?

Les salles de groupes consistent en une ou plusieurs sessions d'appels de groupe au sein de votre stand où vous pouvez rencontrer les participants. Il fournit une communication bidirectionnelle précieuse dans un cadre plus confortable.

Il existe de nombreuses façons d’utiliser les salles de groupes. Elles peuvent être utilisées pour des sessions de questions-réponses, des présentations de votre entreprise, des ateliers, etc.

Lorsque la salle de groupes est activée pour votre entreprise lors de l'événement, un onglet "Salle de groupes" apparaîtra dans la zone de l'événement lorsque vous serez connecté à votre compte recruteur.


Comment configurer votre salle de groupes

Vous pouvez paramétrer votre breakout room dans l'onglet "Breakout rooms". Tout d'abord, vous avez deux choix de la manière dont vous souhaitez configurer votre salle de groupes :

Option A : En utilisant votre propre outil préféré
Ici, vous pouvez prendre en charge votre salle de groupes en configurant l'appel dans votre propre outil d'appel vidéo préféré. Par exemple, Zoom, Microsoft Teams ou Google Meets.
Pour configurer des salles de groupes avec votre propre outil, suivez les étapes de 1.

Option B : En utilisant le compte Zoom de Graduateland
Ici, vous hébergerez la salle de groupes en utilisant l'outil de conférence prédéterminé de Graduateland - Zoom. La réunion sera automatiquement créée et intégrée à la salle de groupes  sur la plateforme.
Pour configurer des salles de groupes avec un compte Zoom Graduateland, suivez les étapes de 2.

Attention : vous ne pouvez avoir qu'une seule salle de groupes dans votre stand, ce qui équivaut à un appel vidéo. La salle de groupes est à votre disposition pendant toute la ou les journées de l'événement. Vous pouvez créer plusieurs sessions à des moments différents dans la même pièce tant qu'elles ne se chevauchent pas.
Vous pouvez le comparer à une salle de réunion physique à laquelle vous avez accès pendant les heures de l'événement. Vous pouvez utiliser cette salle pour organiser une longue réunion ou pour organiser plusieurs réunions/sessions courtes.

1. Utilisation de votre propre outil préféré (option A)


Utilisez votre propre outil préféré, si vous souhaitez utiliser un outil de conférence que vous connaissez - avantageusement quelque chose que vous utilisez dans votre travail quotidien (par exemple, Teams, Zoom, Google Meets). De cette façon, vous pouvez décider librement des paramètres que vous sélectionnez pour la réunion et de la manière dont vous souhaitez gérer la salle de groupes.

  1. Configurez la réunion dans votre outil préféré (par exemple, Microsoft Teams, Zoom, Google Meets). Si vous participez à un événement d'une journée, vous n'avez qu'à organiser une réunion. Au sein de cette réunion, vous pouvez ensuite organiser une session en salle de groupes ou plusieurs sessions les unes après les autres tout au long de la journée de l'événement. Si vous participez à un événement de plusieurs jours, vous devrez créer une réunion par jour d'événement.

  2. Copiez le ou les liens de votre réunion et insérez le lien où les participants peuvent se joindre et le lien où l'hôte peut se joindre dans le calendrier. Selon l'outil que vous utilisez, il peut également s'agir du même lien.

  3. Insérez le nom, la description et l'heure de votre session. Les participants peuvent voir la session sur votre stand et peuvent l'ajouter à leur agenda.

  4. Ajoutez plusieurs sessions dans votre salle de groupes si, par exemple, vous couvrez différents sujets ou ciblez différents publics à différents moments. C'est un moyen pour vous de créer un emploi du temps dans votre salle de groupes. N'oubliez pas qu'il s'agira toujours du même appel vidéo fonctionnant en arrière-plan.

  5. À l'heure prévue le jour de l'événement, démarrez la salle de groupes à l'aide du bouton « Héberger l'appel via APP ». Si d'autres membres de l'équipe doivent faire partie de la salle de réunion, ils peuvent rejoindre l'appel via le bouton "rejoindre la réunion".


2. Utilisation du compte Zoom de Graduateland (option B)

Utilisez le compte Zoom de Graduateland si vous ne souhaitez pas utiliser votre propre outil préféré. Dans ce cas, il est nécessaire que vous, en tant qu'hôte, ayez téléchargé l'APP Zoom. Les liens pour rejoindre la salle de groupes ne seront disponibles que via la plateforme de l'événement.

  1. Insérez le nom, la description et l'heure de votre session. Les participants peuvent voir la session sur votre stand et peuvent l'ajouter à leur agenda.

  2. Ajoutez plusieurs sessions dans votre salle de groupes si, par exemple, vous couvrez différents sujets ou ciblez différents publics à différents moments. C'est un moyen pour vous de créer un emploi du temps dans votre salle de groupes. N'oubliez pas qu'il s'agira toujours du même appel vidéo fonctionnant en arrière-plan.

  3. À l'heure prévue le jour de l'événement, démarrez la salle de groupes à l'aide du bouton « Héberger l'appel via APP ». Si d'autres membres de l'équipe doivent faire partie de la salle de réunion, ils peuvent rejoindre l'appel via le bouton "rejoindre la réunion".


Important : Vous devez créer et enregistrer la salle de groupes bien à l'avance si vous utilisez le compte Zoom de Graduateland.


À quoi ressemblent les salles de groupes pour les candidats

  • Les participants trouvent votre salle de groupes au sein de votre stand.
  • En survolant le nom des sessions, elles verront la description que vous avez ajoutée.
  • Ils peuvent rejoindre les sessions en cliquant sur chaque nom et en entrant/sortant à tout moment. Si l'un des participants rejoint une session avant qu'elle ne soit programmée, il sera invité à attendre, ou s'il y a une session avant cela, il rejoindra celle-ci.

Informations supplémentaires pour les événements hybrides

Si vous participez à un événement hybride, vous pouvez décider si vous souhaitez que les sessions se déroulent en ligne, en personne ou les deux.

1. Comment configurer des sessions en ligne uniquement

Si vous choisissez d'avoir des sessions en ligne uniquement, vous devez les configurer comme décrit dans l'onglet "salles de discussion" de cet article. Un lien pour rejoindre la salle virtuellement sera automatiquement créé.


2. Comment configurer des sessions en ligne et hors ligne

Si vous souhaitez que les participants se joignent en ligne et hors ligne, vous devez le configurer comme décrit dans l'onglet "salles de discussion" de cet article. De plus, vous devez fournir un emplacement physique.

Conseil :Si vous hébergez plusieurs sessions physiques en salle de groupes, vous pouvez sélectionner différents emplacements pour chaque session.


3. Comment configurer des sessions hors ligne uniquement

Si vous souhaitez que la salle de groupes soit uniquement disponible en personne sur le site physique, vous pouvez sélectionner la 3ème option. Les candidats pourront toujours le voir dans votre stand et voir l'emplacement physique de la salle de groupes, mais ils ne pourront pas rejoindre la session en ligne.

Conseil : Si vous hébergez plusieurs sessions physiques en salle de groupes, vous pouvez sélectionner différents emplacements pour chaque session.


Comment les candidats le vivent

 Sur le stand, les candidats peuvent voir où se déroulent les différentes sessions que vous animez. Ils peuvent également voir ces informations après avoir enregistré la session dans leur agenda ou dans le programme général de l'événement.

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FAQ

Quand les boutons "Rejoindre" et "Héberger" seront-ils actifs ?

Les boutons "Rejoindre" et "Héberger" deviendront actifs le jour de l'événement. N'oubliez pas d'utiliser le bouton "Héberger" afin de démarrer votre session.

Puis-je supprimer une salle de groupe? 

Oui, pour supprimer une salle, vous pouvez cliquer sur le bouton "poubelle" à côté de la salle que vous voulez supprimer. Assurez-vous de cliquez sur le bouton de sauvegarde après pour que le changement sois maintenu. 

Pourquoi dois-je programmer des salles de groupes avec le compte zoom de Graduateland plus à l'avance ?

Vous devez planifier à l'avance les salles de groupes hébergées avec le compte Zoom de Graduateland, car il faut environ 15 minutes à notre système pour générer la réunion zoom.

Puis-je avoir des salles de groupes parallèles ?

Non. Étant donné que vous ne pouvez attacher qu'une seule salle de groupes à votre stand, vous ne pouvez pas tenir de salles parallèles. Au lieu de cela, vous pouvez avoir autant de sessions que vous le souhaitez - l'une après l'autre ; dans les délais de l'événement.

Tous les membres de l'équipe sont-ils en mesure d'héberger des sessions en groupes ?

Oui, tous les membres de l'équipe peuvent organiser des sessions en salle de groupes. Il leur suffit de s'assurer qu'ils ont téléchargé l'application Zoom et qu'ils sont ajoutés au stand.

Les utilisateurs doivent-ils s'inscrire à la salle de groupes ?

Non, ils peuvent entrer et sortir de l'appel comme ils le souhaitent.

Combien de participants peuvent assister à une salle de groupes ?

Cela dépend de la façon dont vous configurez votre salle de groupes. Si vous utilisez votre propre outil, cela dépendra des paramètres de compte de l'outil que vous utilisez. Si vous utilisez notre compte Zoom, la capacité maximale de participants pouvant assister à une salle de groupes en même temps est de 100. Supprimer