Managen Sie Ihr Event

Written By Luisa Pfleiderer (Super Administrator)

Updated at February 24th, 2022

Übersicht aller Event-Features

Beachten Sie, dass einige Formulierungen auf Ihrem Portal abweichen können.

Wenn Ihre Veranstaltung eingerichtet ist, können Sie auf den Veranstaltungsverwaltungsbereich zugreifen. Das folgende Video erklärt die verschiedenen Funktionen. Wenn Sie nur Informationen zu einzelnen Funktionen benötigen, können Sie die entsprechende Registerkarte in diesem Artikel aufrufen.

Teilnehmer verwalten

Behalten Sie die Übersicht über alle registrierten User in der Registerkarte "Teilnehmer":

  • Verschaffen Sie sich einen Überblick über die registrierten Teilnehmer. Klicken Sie auf ihren Namen um weitere Informationen zu erhalten.
  • Wenn Sie "Genehmigung erforderlich" in den Eventeinstellungen aktiviert haben, können Sie in diesem Tab Teilnehmeranfragen akzeptieren oder ablehnen.
  • Exportieren Sie die Liste nach Excel, um noch detailliertere Informationen zu Ihren Teilnehmern in einer separaten Datei (z.B. E-Mail) zu erhalten.

Sie können den registrierten Teilnehmern Nachrichten senden. Sehen Sie, wie in der nächsten Tab dieses Artikels!

Messaging-Tool

Bleiben Sie mit registrierten Teilnehmern und Unternehmen über den „Nachrichten“-Tab in Kontakt:

  • Planen und senden Sie E-Mails oder SMS an registrierte Teilnehmer. Es besteht die Möglichkeit Nachrichten an alle Teilnehmer zu senden oder eine bestimmte Zielgruppe über die Filteroptionen zu erreichen.
  • Planen und senden Sie E-Mails an registrierte Aussteller. Sie können E-Mails an alle registrierten Stände oder ausgewählte Aussteller senden. Beim Versenden einer E-Mail an einen bestimmten Aussteller werden alle angehängten Standvertreter als Empfänger hinzugefügt.

Tipp: Versenden Sie mehrere Erinnerungs-E-Mails an Ihre Teilnehmer, um die Show up Rate am Eventtag zu erhöhen!

Aussteller verwalten

Behalten Sie den Überblick und verwalten Sie die angemeldeten Aussteller im Reiter "Stände":

Beachten Sie, dass die Formulierungen auf Ihrem Veranstaltungsportal abweichen können. „Stände“ können auch als „Programme“ oder „Fakultäten“ bezeichnet werden.


  • Wenn Sie in den Veranstaltungseinstellungen für Stände "Genehmigung erforderlich" aktiviert haben, können Sie hier die Anfragen annehmen und ablehnen. Bei dieser Einstellung  müssen Sie einen Aussteller erst akzeptieren, bevor dieser auf den Messebereich und seinen Stand zugreifen kann. Denken Sie daran, dass Sie keine E-Mail erhalten, wenn ein Aussteller versucht sich anzumelden. Daher empfeheln wir, die Seite aktiv auf ausstehende Aussteller zu überprüfen.

  • Während der Veranstaltung können Sie nachverfolgen, ob sich die Aussteller einloggen. Wenn der Punkt rot ist, hat sich keiner der Standvertreter angemeldet - in diesem Fall empfielt es sich mit dem Aussteller Kontakt audzunhemen um sicherzustellen, dass sie das Event nicht verpassen!

  • Überprüfen Sie, dass die Stände Ihrer Aussteller bereit und online geschaltet sind, bevor Sie die Event-Lobby öffnen. Der Spalte "Online/Offline" können Sie entnehmen, ob der Stand bereits online ist. Mit dieser Information können Sie sich entweder an Ihre Aussteller wenden oder die Stände direkt über den Aktionsbutton (Option Unternehmensstand) online stellen.

  • Sie können die Anzahl der Angebote und Standvertreter, die jeder Aussteller hinzufügen kann, begrenzen. Standardmäßig können die Aussteller eine unbegrenzte Anzahl von Angeboten und Standvertretungen hinzufügen. 

  • Aktivieren und deaktivieren Sie 1:1-Gespräche, Breakout-Rooms und Event-Statistiken für die Aussteller. Wenn Sie ein bestimmtes Feature für einen Aussteller aktivieren, erhält dieser Zugriff auf den entsprechenden zusätzlichen Reiter.

  • Verfolgen Sie über die Vollständigkeitsanzeige wie weit ihre Aussteller bei der Standeinrichtung sind. Je mehr Felder innerhalb des Standes mit Inhalt befüllt werden, desto grüner der Balken. Jeder der folgenden Bereiche gibt 20% Fortschritt: Begrüßungsbild, Einführungstext, Einführungsmedien, min. 1 Angebot im Anhang und min. 2 Chat-Themen. 

  • Löschen Sie Aussteller von der Veranstaltung, heben Sie Stände hervor (hervorgehobene Stände erscheinen oben auf der Veranstaltungsseite und im Banner auf den anderen Tabs) oder markieren Sie einen Stand über den Aktionsbutton als Infostand. Sie können auch auf die einzelnen Stände zugreifen, um den Inhalt zu sehen und den Ausstellern beim Einrichten des Standes zu helfen!

Sie können auch Unternehmen der Veranstaltung hinzufügen. Auf diese Weise müssen die Unternehmen keinen Aufwand betreiben und sich selbst registrieren. Denken Sie daran, eine Kontakperson hinzuzufügen, damit das Unternehmen Zugang zum Stand erhält.

LIVE-Statistiken

Verschaffen Sie sich im Tab "LIVE-Statistiken" einen Überblick über das Geschehen auf Ihrem Event:

  • Verfolgen Sie die Anzahl an aktiven User während der Veranstaltung. Wenn Sie das Präsentationen-Feature nutzen, können Sie hier ebenfalls live verfolgen, wie viele sich die laufdenen Präsentationen ansehen.
  • Sehen Sie, die Gesamtanzahl an Gesprächen, Chatnachrichten und Weiterleitungen.
  • Sehen Sie, wie viele User tatsächlich am Event teilgenommen haben (basierend auf den aktiven Usern) im Vergleich zu der Anzahl an Anmeldungen. Normalerweise sehen wir eine Show-up-Rate von etwa 50%.
  • Sehen Sie sich die Performance aller Stände an und verfolgen Sie die Anzahl an Gesprächen und Standbesuchen. Wenn Sie hier einige Stände mit nur geringer Aktivität sehen, lohnt es sich auf die Standvertreter zuzugehen und sie zu ermutigen, proaktiver zu sein!
  • Sehen Sie sich eine Aufschlüsselung der Ausbildungen Ihrer registrierten Teilnehmer an.
  • Sehen Sie, wo auf der Welt sich Ihre aktiven User aufhalten.


Tipp: Laden Sie sich nach der Veranstaltungen die Statistik in ein Excel-Sheet herunter, um Ihr Event anschließend auszuwerten! Sie können die Daten nutzen um einen Bericht für Ihre Aussteller zu erstellen.

Weitere Informationen für hybride Events

Verstehen Sie, wo sich Ihre Teilnehmer aufhalten

Wenn sich Teilnehmer für eine hybride Veranstaltung registrieren, haben sie die Möglichkeit festzulegen, ob sie online, vor Ort oder einer Mischung aus beidem an der Messe teilnehmen. Diese Informationen sind für Recruiter und für Sie im Adminbereich einsehbar.

Dadurch erhalten Sie einen guten Überblick über die Präferenzen der Kandidaten und können besser einschätzen, was Sie an dem Tag erwartet.

Sie erhalten die Information über...

... den Tab 'Teilnehmer' (1) und...


... dem Tab Live Statistiken (2).

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