Live-Präsentationen zu Ihrer Veranstaltung hinzufügen

Premium-Add-on

Written By Luisa Pfleiderer (Super Administrator)

Updated at June 23rd, 2022

Live-Präsentationen

Live-Präsentationen sind ein Premium Add-On für Ihre Veranstaltung. Um dieses Live-Feature zu aktivieren, sprechen Sie mit Ihrer Kontaktperson bei Graduateland oder schreiben Sie uns hier.

Was ist eine Live-Präsentation?

Live-Präsentationen erlauben es Ihnen während Ihrer Veranstaltung in Echtzeit zu streamen. Veranstaltungsteilnehmer brauchen bloß auf die "Live-Präsentationen"-Registerkarte klicken, um den Rednern zuzuschauen und mit ihnen zu interagieren. Aussteller, die dieses Feature benutzen, erhalten in der Regel bis zu 50% mehr Interaktionen während der Veranstaltung und vergrößern die Bekanntheit ihrer Marke.

Wenn Live-Streaming in Ihrem Paket enthalten ist, laden wir sie zu einer Onboarding Session ein. Falls Sie Ihr Onboarding Meeting noch nicht gebucht haben, sprechen Sie mit Ihrer Kontaktperson bei Graduateland oder schreiben Sie uns hier um sich anzumelden!

Den Zeitplan für Live-Präsentationen einrichten

Im folgenden Video zeigen wir Ihnen wie Sie Live-Streams einrichten (Sie können dazu auch die folgende Schritt-für-Schritt Anleitung benutzen):

Kurz gesagt, es gilt die folgenden Schritte zu befolgen:

Geben Sie der Live-Präsentation einen Titel und entscheiden Sie sich, ob Sie eine Live Q&A-Box haben möchten, in der Teilnehmer während der Präsentation Fragen in Echtzeit stellen können.

Fügen Sie die URL des Streams, das Stream-Passwort und die URL der Stream-Seite ein. Sie haben zwei Optionen: 
1. Benutzen Sie Ihren eigenen YouTube-Account: Die benötigten Informationen finden sich dann in dem erstellten Stream. Hier sehen Sie wie Sie einen YouTube Live-Stream erstellen können.

2. Benutzen Sie unseren YouTube-Account: Wir stellen Ihnen alle nötigen Informationen zur Verfügung. Sprechen Sie mit Ihrer Kontaktperson bei Graduateland oder schreiben Sie uns hier, falls Sie die Informationen noch nicht erhalten haben sollten.

Fügen Sie alle vorstellenden Aussteller über die Schaltfläche "Stand zur Präsentation hinzufügen" zu Ihrem Zeitplan hinzu und tragen Sie das jeweilige Zeitfenster, den Titel der Präsentation und die Beschreibung ein.

Sobald die Stände hinzugefügt wurden, erscheint die Registerkarte "Präsentationen" auf der Ausstellerseite der Plattform, wenn sich die Aussteller bei der Veranstaltung einloggen. Hier können die Vertreter am Veranstaltungstag auch ihren Präsentationen beitreten und Fragen von den Zuschauern erhalten.

Abspeichern, und schon ist dein Zeitplan fertig um den Teilnehmern vorgestellt zu werden! Der Zoom Link wird eine Woche vor der Veranstaltung erstellt, so dass Sie ihn an Ihre Redner weiterleiten können.



Sie können auf die Registerkarte "Präsentation hinzufügen" klicken, um der Veranstaltung eine neue Präsentation hinzuzufügen wenn:

  • Sie eine Mischung aus Live-Präsentationen und voraufgezeichneten Präsentationen planen 
  • Sie parallele Präsentationen planen


Was ist ein Test Run? 

Ein Test Run ist ein Meeting, das wir Ihnen empfehlen eine Woche vor der Veranstaltung mit Ihren Referenten durchzuführen. Ziel ist es sicherzustellen, dass alle Referenten wissen, was Sie am Veranstaltungstag erwartet sowie Kamera und Mikrofon zu testen.

Wir empfehlen, das Datum und die Uhrzeit für den Test Run so früh wie möglich festzulegen, um sicherzustellen, dass jeder Zeit hat. Test Runs dauern in der Regel 30 Minuten, abhängig davon wie viele Referenten Sie am Veranstaltungstag haben.


Sie können diese Vorlage zur Moderation des Test Runs nutzen. Stellen Sie sicher, dass die Referenten das Präsentations-Tool bedienen können und dass alle technischen Aspekte funktionieren. Teilen Sie uns frühzeitig mit, wann Sie den Test Run planen. Wir werden Ihnen den Zoom-Link zur Verfügung stellen und Sie bei eingehenden Fragen unterstützen.

Der Veranstaltungstag 

Am Veranstaltungstag gilt es vier Schritte zu befolgen, um zu gewährleisten, dass die Live-Präsentationen erfolgreich verlaufen. Stellen Sie schon vorher sicher, dass Sie die Zoom-App heruntergeladen haben.

SCHRITT 1

 

Starten Sie den Zoom-Call 10-15 Minuten vor der ersten Präsentation: Wenn Sie als Administrator eingeloggt sind, klicken Sie auf die Registerkarte "Präsentationen" und drücken Sie auf "Anruf via App ausrichten" - dies ist notwendig um die Live-Präsentationen zu moderieren. Denken Sie daran, sich den richtigen Namen gegeben zu haben, da dieser in der Übertragung angezeigt wird. Wenn Sie externe Referenten haben, die nicht mit einem Stand auf Ihrem Event vertreten sind, können Sie den Meetinglink zum Zoom-Anruf über den Button "Link zum Beitreten kopieren" mit diesen teilen.

SCHRITT 2 

Starten Sie die Live-Präsentation, damit diese für die Teilnehmer gestreamt wird: Jeder außer der erste Redner sollte stumm geschaltet sein und die Kamera ausgeschaltet haben. Klicken Sie auf "Mehr" → "Live auf benutzerdefiniertem Live-Streaming". Sobald im oberen linken Bildrand ein roter Punkt erscheint, hat die Aufnahme begonnen und Sie können mit Ihrer Präsentation starten.

Tipp: Wir empfehlen, die Live-Präsentation schon einige Minuten im Voraus zu beginnen. Sie können z.B. eine Willkomens- oder Programm-Folie über die "Bildschirm teilen"-Schaltfläche teilen, bevor Sie mit der Live-Präsentation beginnen. Die Teilnehmer werden dann als erstes Ihre Begrüßungsfolie sehen, wenn Sie online gehen.

SCHRITT 3 

Koordinieren Sie die Live-Präsentationen, indem sie z.B. Redner aus dem Wartebereich in den Zoom-Call lassen, sicherstellen dass sie auf stumm geschaltet sind und aufpassen, dass der Zeitplan eingehalten wird. Sie können mit Ihren Rednern über den Zoom-Chat kommunizieren.

Während den Präsentationen können Sie die eingehenden Fragen der Teilnehmer über den LIVE Q&A-Bereich in dem Tab 'Präsentationen' einsehen. So können Sie den Referenten helfen indem Sie die Fragen in den  Zoom-Anruf weiterleiten und Fragen markieren, die schon beantwortet wurden.

SCHRITT 4 


Beenden Sie den Live-Stream nach der letzten Präsentation, indem Sie den Anruf beenden. Die Teilnehmer können die Live-Präsentationen auch nach dem Event über den “Präsentationen”-Tabanschauen, solange Sie die Event-Lobby offen lassen.


Hier können Sie sehen, wie Ihre Referenten die Präsentationen erleben!

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Weitere Informationen für hybride Events

Bei der Organisation einer hybriden Veranstaltung kann die Art und Weise, wie Präsentationen in die Veranstaltung integriert werden, unterschiedlich sein.

Es wäre möglich, dass Präsentationen nur online (Option A) oder nur offline (Option B) durchgeführt werden oder aber dieselbe Präsentation gleichzeitig für das online und das physische Publikum verfügbar gemacht werden (Option C).

Alle diese Szenarien werden über den Tab Präsentationen abgedeckt.

Wir empfehlen, alle Präsentationen auf der Plattform anzulegen, um einen ädequaten Veranstaltungsplan auf dem Portal abzubilden.

Option A: Nur Online-Präsentationen

Mit diesem Setup ist es nur möglich, Präsentationen im Online-Bereich der Veranstaltung anzusehen. Das heißt über den Browser oder über die Event-App.

Um die Präsentationen einzurichten, befolgen Sie die Schritte aus der Registerkarte Live-Präsentationen dieses Artikels.


Option B: Nur physische Präsentationen

Mit diesem Setup ist es nur möglich, die Präsentation vor Ort zu besuchen. Wir empfehlen weiterhin, den Zeitplan im Präsentations-Tab auf der Plattform einzurichten. Auf diese Weise erhalten die Kandidaten auf der Teilnehmerseite einen Überblick über den Zeitplan. Es wird jedoch nicht möglich sein, Präsentationen auf der Online-Plattform zu sehen. Dies wird entsprechend an die Teilnehmer kommuniziert.

Befolgen Sie diese Schritte im Präsentationen-Tab, um den Zeitplan für die physischen Präsentationen einzurichten:

1. Geben Sie den Präsentationen einen allgemeinen Titel und wählen Sie physische Präsentation.

2. Geben Sie die Location auf dem Messegelände ein (z.B. Raum 123).  

3. Fügen Sie alle präsentierenden Aussteller über die Schaltfläche "Stände zur Präsentation hinzufügen" zu Ihrem Zeitplan hinzu und geben Sie ihre jeweiligen Zeitfenster, ihren Präsentationstitel und eine Beschreibung ein.

4. Klicken Sie auf Speichern. Ihr Zeitplan wird nun den Teilnehmern angezeigt!

Option C: Online und Offline gleichzeitig

Mit diesem Setup sind Präsentationen für Online- und Offline-Teilnehmer verfügbar. Zwei Szenarien sind möglich:

  1. Spielen Sie Präsentationen, die online gehalten werden, live am physischen Veranstaltungsort ab, oder
  2. Streamen Sie Präsentationen, die offline durchgeführt werden, an das Online-Publikum

Für beide Szenarien können Sie das Setup aus den Online-Präsentationen verwenden. Wir empfehlen dringend, das Setup vor der Veranstaltung zu testen, um sicherzustellen, dass die Qualität gut ist!

In beiden Fällen müssen Sie die Präsentationen wie in dem Tab Live-Präsentation dieses Artikels einrichten.

Darüber hinaus müssen Sie dem Zeitplan einen physischen Standort hinzufügen. Vor-Ort Teilnehmer können sich dann ganz einfach über den Veranstaltungsplan informieren, wohin sie gehen sollen.

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FAQ (Häufig gestellte Fragen) 

Wie füge ich meiner Live-Präsentation externe Referenten hinzu? 

Zum Präsentieren brauchen Sie lediglich den Zoom-Link. Diesen können Sie ab einer Woche vor der Veranstaltung ganz einfach kopieren und an den Redner weiterleiten. Falls der Redner dem Stand noch nicht hinzugefügt wurde, ist es für den Redner allerdings nicht möglich Live-Fragen zu erhalten. In diesem Fall, muss der Moderator die eingehenden Fragen an den Redner (mündlich oder schriftlich über den Zoom-Chat) weiterleiten. Moderatoren können sich die gestellten Fragen anschauen, indem sie sich als Teilnehmer anmelden und einen Blick auf die Q&A-Box der Kandidaten werfen.

Um Ihren Zeitplan einzurichten, müssen Sie einen Stand auswählen. Falls manche Redner keinem Stand zugeordnet sind, können Sie sie dem Veranstalter-Stand zuweisen. Um es den Teilnehmern so einfach wie möglich zu machen, können Sie einen detaillierteren Zeitplan der Präsentationen in die Veranstaltungbeschreibung einfügen oder auf einer Folie am Anfang oder Ende einer Präsentation einblenden.

Nicht alle Aussteller schaffen es an unserem Test Run teilzunehmen. Können wir mehrere Test Runs organisieren? 

Wir stehen Ihnen nur für einen Test Run zur Verfügung. Sie können allerdings zu jeder Zeit eine weiteren Test Run eigenständig organisieren. Dazu brauchen Sie nicht zwangsweise einen Zoom-Account, da Zoom kostenlos Meetings für 45-Minuten anbietet.